فاطمة المولى – ليبانون تايمز
هي عمليّة يتمُّ من خلالها ترتيب المَهامّ التي سيتمُّ تحقيقها، والتأكُّد من إنجازها في الوقت المُحدَّد لذلك، وهي الكيفيّة التي يتمُّ فيها قضاء ساعات العمل، مع تحديد الأولويّات للمَهمّات؛ بهدف تحقيق أكبر قَدْر من الكفاءة. وتُعَدُّ مهارة إدارة الوقت من أكثر المهارات فاعليّة في حياة الإنسان، فإدارة الوقت تعني باختصار الاستخدام الأمثل للوقت (المحدودية).
وانطلاقا من أهمية الوقت وادارته في حياتنا العامة الا اننا نفتقر الى طرق العمل به. فكيف تتم عملية ادارة الوقت؟ ما هي فوائده؟ ما هي طرق ترتيب الوقت؟
كيفية ادارة الوقت وتنظيمه
هي عملية تخطيط وتنظيم الوقت المتاح خلال اليوم أو الاسبوع او الشهر بهدف تحقيق الاهداف المطلوبة بكفاءة وتقليل التشتت والضغوط. وذلك من خلال :
• تحديد الاولويات: ترتيب الاعمال والمهام من الاهم الى الاقل أهمية مع مراعاة الوقت المتاح والموارد والنتائج المتوقعة.
• التاكد من انجاز المهام: متابعة تنفيذ المهام بعد تحديدها بهدف التاكد من انها انجزت بالكامل؛ وبشكل صحيح والوقت المحدد.
• تحديد العمل المهم والمستعجل: هو التمييز بين المهام من حيث اهميتها واستعجالها وذلك لترتيب الاولويات بشكل فعال.
• التركيز: هو القدرة على توجيه الانتباه بالكامل نحو مهمة او هدف معين.
• تحديد وقت الراحة: تنظيم فترات مخصصة للراحة والاسترخاء بهدف استعادة النشاط الذهني والجسدي.
فوائد ادارة الوقت
هي النتائج الايجابية التي يحصل عليها الانسان عندما ينظم وقته بشكل فعال مثل:
- الدقة والانضباط
- النجاح
- التنظيم
- الثقة و رفع المعنويات
- تحقيق الاهداف بسرعة وكفاءة
- تقليل التوتر
طرق ترتيب وتنظيم الوقت:
1-عاجل ومهم: تتمثل في الامور الاولوية المهمة والمستعجلة في حياتك؛ حيث لا يمكن تأجيلها ابدا (الذهاب للامتحان)
2-غير عاجل ومهم: هي الامور التي تحتل أولوية في حياتك لكن يتطلب تحقيقها عدة سنوات مثل الحصول على شهادة أكاديمية)
3-عاجل وغير مهم: بع الامور لا تحتل أولوية في حياتك لكنها تفرض عليك ويصبح من واجبك القيام بها باسرع وقت ممكن (استقبال ضيوف في المنزل)
4-غير عاجل وغير مهم: هي عبارة عن الانشطة التي تضيع وقتك دون ان تحصل منها على فائدة؛ إذا هي غير مهمة ولست مضطرا للقيام بها (مواقع التواصل الاجتماعي)
بعض خطوات التخطيط اليومي الناجح
• اجلس في مكان هادئ لمدة 15 دقيقة في بداية اليوم وأمامك مستنداتك لتنظيم الوقت.
• انظر نظرة سريعة على قائمة الأهداف الشهرية وقائمة الأهداف الأسبوعية.
• حدِّد مواعيد المقابلات والاتصالات ليومك الحالي (ابدأ بهذه لأنها التزامات ثابتة).
• ضع قائمة بأهدافك اليومية التي ستقوم بإنجازها خلال اليوم، وقسّمها وفقًا للأولويات، ورتّبها وفقًا لتسلسل إنجازها.
• ضع أية ملاحظات قد تحتاجها أثناء اليوم، أو أية مذكّرات تطرأ خلاله، في خانة الملاحظات.
• ابدأ بالعمل فورًا، وسجّل تقدّمك الفعلي في مستنداتك لتنظيم الوقت.
• بعد انتهاء اليوم، راجع ما تم إنجازه وأجل ما لم يتم إتمامه للأيام القادمة، وانقل الملاحظات الهامة المدوّنة لمكان آخر، وقيّم أداءك في نهاية اليوم لاستخلاص الدروس.
إن أكثر الاخطاء الشائعة اننا لا تعلَّم من الدروس السابقة لذلك يجب ان نطو ذواتنا دوما بالاستناد الى الخبرات السابقة ومنها ما يلي:
- تَفَادَ التراخي والتعوّد، واعمل على أن يشعر معارفك بالنتائج واعتذر لهم عن تقصيرك بصدق
- ناقش الغير حول آرائهم ومدى التغيير المطلوب واقتراحاتهم، ثم تعلّم ما يلزم، وأعلن لهم نيتك الخاصة نحو التحسّن
- اعتذر بصدق عن تقصيرك في الماضي، واستهدف الخير، ولا تدافع عن نفسك لتكون شهادة الناس لك لا عليك
- احذر الشعور بأنك لست جيدًا بما فيه الكفاية، وتفادَ القيام بعمل أكثر مما يلزم
- التقدير الذاتي يتم بناؤه عن طريق عمل كشف حساب واقعي لإنجازات الفرد مقارنة بالعاديين، ثم توكيد النجاح ذاتيًّا
- يبالغ الفرد فيما يعمله عندما لا يضع حدًّا واضحًا لما يعتبره نجاحًا في حياته؛ اعرف ما تريد، واعرف متى ترضى به
- تفادَ الميل إلى الرؤية الأحادية للمواقف، أو الرغبة في التغلّب على المعارضة بشدة
- تخلَّ عن الفكر الثوري، أو الهروب من مواجهة الخلافات، أو الخوف المتشائم من التغيير
- الهروب من مواجهة الخلاف سببه ضعف مهارة التواصل والحزم مع الغير؛ نمِّ مهارات التعامل وكسب الغير والمبادرة
- الخوف من التغيير والتشاؤم منه سببه الرغبة الملحّة في حفظ النجاح الدائم؛ تقبّل المرونة واعلم أنها مفتاح النجاح
وفي الختام وبعد عرض الكثير من الشرح والتفسير وعرض خطوات العمل الازمة والواجب اتباعها لاجل اتقان عملية ادارة الوقت واستغلاله بشكل فعال ومنتج؛ فضلا عن التحسن الملحوظ في دورة ايامنا وحياتنا وذلك بسبب اتقان هذه العملية. وعليه اليكم بعض النصائح الذهبية من اجل ادارة الوقت:
- ارتبط برسالتك الحياتية في كل حين
- تعرف على مناطق الانجاز الرئيسية عندك
- طور الميل العقلي الايجابي
- نظم مستنداتك ومكان عملك
- كن قائدا لنفسك
- اكتب جميع المهام المكلف بها وارتبها بحسب اهميتها من الاهم الى المهم
- اقوم بترتيب الاعمال التي يمكن تعويضها لاجد من يقوم بها واتخلص من الاعمال الغير منتجة والغير مفيدة
اخر التعليقات